Cuối thư nên viết gì? Cách kết thúc email khá quan trọng bởi vì nó là ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng đối với người ứng tuyển. Mặc dù vậy, nếu như không biết cách kết email thì những nỗ lực trình bày trên đó sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. Có thể người nhận sẽ nghĩ rằng người gửi chỉ muốn viết những gì mình cần và rời đi bằng một lới chào hời hợt, thiếu tôn trọng. Vậy câu hỏi đặt ra là cuối email nên viết gì? Đáp án có trong bài viết dưới đây của IELTS Learning. Cùng tìm hiểu nhé!
Cuối thư nên viết gì?
Dưới đây là 9 cách dùng để kết thúc email hay và ý nghĩa nhất.
Cảm ơn!/Thanks!
Cảm ơn/Thanks có thể gây khó chịu cho người nhận email. Do vậy, để kết email bạn có thể thêm dấu chấm than (!) vào ở phía sau Cảm ơn/Thanks.
Cảm ơn rất nhiều/ Thanks so much
Cảm ơn rất nhiều/Thanks so much khá phù hợp để ở cuối email. Điều này thể hiện được sự biết ơn chân thành của người gửi đối với người nhận email.
Best
“Best” là một cách kết thư khá an toàn nhất, vô hại và lại có thể dùng được vào mọi lúc. Do vậy, khi nào bạn băn khoăn không biết dùng từ nào cho phải, hãy dùng “Best“.
Mọi điều tốt nhất/All best
Mọi điều tốt nhất/All best cũng là một đáp án khá an toàn cho câu hỏi “Cuối email nên viết gì?”. All best trang trọng hơn Best và nó là một lựa chọn khá phổ biến.
Những lời chúc tốt đẹp nhất/Best wishes
So với Best và All Best thì Best wishes kết trang trọng hơn hẳn. Best wishes khá phù hợp để kết email sau lần giao dịch đầu tiên.
Mong gặp/Looking forward
Mong gặp/Looking forward phù hợp trong những trường hợp người gửi sẽ gặp người nhận email ở trong tương lai.
Chân thành/Sincerely
Chân thành/Sincerely rất phù hợp đối với thư xin việc.
Cảm ơn và trân trọng/Thanks & Best regards
Cảm ơn và trân trọng/Thanks & Best regards được thể hiện một sự trang trọng, và dùng phổ biến để kết email. Mặc dù vậy, bạn không nên viết tắt là “RGDS” bởi vì như vậy khiến cho người nhận nghĩ rằng bạn là một người hời hợt, thiếu nghiêm túc.
XX
Trong những trường hợp gửi email cho các đối tác lâu năm thì “XX” khá phù hợp. Rất nhiều trường hợp thân thiết và có sử dụng tên và ký hiệu “X” trong email.
XOXO
XOXO là một ký hiệu của “những cái ôm”, nó thường được sử dụng trong trường hợp bạn bè thân thiết hay gửi thư cho nhau.
Tôn kính/Respectfully
Cuối thử nên viết gì dùng để thể hiện sự tôn kính? Respectfully chính là một đáp án phù hợp nhất. Respectfully thường được sử dụng trong email gửi cho quan chức chính phủ.
Bảo trọng/Take care
Bảo trọng/Take care được thể hiện một sự quan tâm của người gửi về sức khỏe của người nhận email. Mặc dù vậy, chỉ nên kết email bằng Bảo trọng/Take care nếu người nhận thân thiết với bạn. Đối với những người không thân thiết hay không hiểu thì có thể gây nên cảm giác bất an “người đó biết mình sắp gặp nguy hiểm hay sao?”.
VB
VB là môt từ viết tắt của “Very best”. Được dùng VB ở cuối email thể hiện sự thân thiện và khá giản dị.
Như mọi khi/As ever
Như mọi khi/As ever là một cách kết email được nhiều người lựa chọn. Cách kết thư này dành cho các địa chỉ email được gửi lặp đi lặp lại khá nhiều lần. Ý nghĩa của As ever là “Bất kể bạn là gì, tôi vẫn như thế và không có gì thay đổi”.
Xem thêm:
Cuối thư không nên viết gì?
Cảm ơn lần nữa/Thanks again
Cảm ơn lần nữa/Thanks again còn gây khá khó chịu hơn cả Thanks. Do vậy, bạn không nên dùng nó để kết email.
Muốn nhận được phản hồi từ bạn/Looking forward to hearing from you
Nếu nhờ cậy người khác mà cuối email bạn lại viết “Looking forward to hearing from you” thì nó sẽ tạo áp lực cho người đó. Câu kết thư này cũng khiến cho người gửi ở thế bị động, phải chờ đợi phản hồi của người nhận.
Tên người gửi
Có khá nhiều người cho rằng các cách dùng tên để kết email đột ngột và lại lạnh lùng.
Your truly
Có người cho rằng Your truly là một cách kết thư khá giả tạo.
Xem thêm:
- Hours là danh từ đếm được hay không đếm được
- Equipment là danh từ đếm được hay không đếm được
- Cake là danh từ đếm được hay không đếm được
Lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh
Luôn luôn bắt đầu bằng lời chào
Cách mở đầu thư thường gặp nhất dành cho những email nói chung là “Dear Ms./Mrs/Mr. + họ của người nhận”. Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email, thì hãy dùng lời chào mở đầu “Dear Sir/Madam”.
Hãy cảm ơn người nhận ở đầu email
Cho dù là bạn đang viết email cho nhà tuyển dụng, cấp trên hay là khách hàng thì dòng cám ơn sẽ là một tín hiệu cho thấy được sự thiện ý của bạn.
Ví dụ: “Thank you for contacting X Company” (hoặc “Thank you for your prompt”, “Thank you for getting back to me” khi bạn đang trả lời một email phản hồi). Sự cảm ơn ngay phần đầu email là một việc nên tuân thủ, vì nó sẽ giúp người đọc cảm thấy thoải mái, dễ dàng tiếp nhận những thông tin ở phần sau và bạn cũng tạo được ấn tượng chuyên nghiệp hơn.
Nêu rõ mục đích của bạn
Sau khi bắt đầu những thủ tục mang tính thông lệ và lịch sự, bạn hãy đề cập ngay đến mục đích của mình. Điều này sẽ giúp email đi thẳng vào vấn đề chính, tránh lan man và cũng giúp tiết kiệm thời gian của cả bạn và người đọc email.
Bắt đầu bằng “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để nói về việc…)
Sau câu đầu tiên về mục đích, bạn cũng có thể chuyển hẳn sang những nội dung chính của email. Nên nhớ rằng hãy dùng những câu ngắn gọn, rõ ràng, một nghĩa. Đồng thời, hãy lưu ý đến những lỗi chính tả, ngữ pháp và quy tắc chấm câu.
Email trang trọng trong công việc, cho nên hạn chế việc viết tắt, ví dụ: thay vì viết “I’m writing to…” bạn hãy dùng “I am writing to…”.
Kết thúc bằng lời cảm ơn
Ví dụ: “Thank you for your patience and cooperation” (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị); “Thank you for your consideration” (Cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét lời đề nghị này).
Cuối cùng, bạn có thể thêm vào kết thư những mẫu câu như “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết) hoặc “I look forward to hearing from you” (Tôi chờ đợi sự hồi âm từ chị).
Dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký
Ở phần kết thúc email nên dùng “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp.
Nên tránh dùng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc.
Bước cuối cùng, cần đảm bảo rằng bạn đã đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn rằng không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.
1. Sincerely (trân trọng) chỉ dùng cho các mối quan hệ khách sáo
Sử dụng từ sincerely để kết thúc email có nghĩa là bạn đang nhìn nhận ‘đây là một mối quan hệ vô cùng trịnh trọng’ với đối phương. Cách chào tạm biệt này sẽ thích hợp cho những email xin việc, lần đầu trao đổi cùng khách hàng, hoặc là khi liên hệ với cấp trên.
Đồng thời ‘sincerely’, ‘regards’ và ‘yours truly’… không nên dùng để kết thúc email giữa những người vốn đã quen biết hoặc là những người thân thiết. Chính vì sự trang trọng lại có phần xa cách của chúng sẽ làm đối phương đặt nghi vấn về những mức độ thân thiết giữa bạn và họ.
“Nếu như bỗng một ngày mình bất ngờ gửi email cho bạn kèm từ kết ‘sincerely’, nghĩa là bạn cũng đã làm điều gì đó khiến tôi bực mình và tôi lại muốn cho bạn thấy giữa chúng ta chỉ có công việc, không hơn,” Schwalbe chia sẻ.
2. Đừng ‘Thanks’ khi email của bạn đang có ý nhờ cậy
‘Cảm ơn’ là một trong những cách kết thư giúp cho người gửi có những cơ hội nhận được phản hồi cao nhất do tính thực tế và tính thân thiện của nó. Do vậy, không phải lúc nào “phép màu” đó nó cũng ứng nghiệm, đặc biệt là đối với các email có nội dung yêu cầu hay là nhờ cậy.
‘Cảm ơn’ hay là ‘Cảm ơn trước’ (Thanks in advance) ở cuối thư sẽ dễ dàng khiến cho người đọc cảm thấy là ‘bị bắt ép’ phải đồng ý hoặc là thực hiện được các yêu cầu của người gửi. “Nói cảm ơn trước khi đối phương quyết định sẽ giúp cho bạn đồng nghĩa với việc là bạn đang (vô tình hay cố tình) tạo áp lực theo các cách độc đoán, buộc họ phải làm theo điều gì đó cho mình,” tác giả giải thích.
Xem thêm:
- Chocolate là danh từ đếm được hay không đếm được
- Meat là danh từ đếm được hay không đếm được
- Fish là danh từ đếm được hay không đếm được
3. Cheers, Warmly… là những từ kết nguy hiểm
Tuy là được dùng một cách tương đối thường xuyên trong các email công việc, nhưng trên thực tế đây lại là những từ kết buộc người gửi phải cân nhắc một cách kỹ lưỡng, thậm chí hạn chế dùng khi giao tiếp.
Trong các cuộc họp mặt, ‘cheers’ được sử dụng như là một cách chào hỏi, ăn mừng giữa người thân thiết và cả bạn bè cùng trang lứa. Khi đưa vào thư, dạng từ kết này cũng được dùng cho đối tượng tương tự. Người nhận sẽ không vui nếu như họ nhận được một bức thư xin lỗi vì trễ hạn định mà lại kết thúc bằng từ ‘cheers’ đâu.
Trong những trường hợp của ‘warmly’ cũng đồng dạng như vậy. Để không vô tình tạo ra ấn được tượng xấu, cách tốt nhất chính là không nên dùng những từ này trong thư liên quan tới công việc.
4. Best là phương án an toàn nhất
Trong cuốn sách của mình cùng David Shipley, William Schwalbe tin chắc rằng ‘Best’ chính là một công thức khá an toàn nhất cho phần lớn những trường hợp bởi tính trung lập của nó – không quá thân thiết, cũng không quá trang trọng.
Khi dùng từ kết này, chúng ta không cần quá đắn đo về mối quan hệ với người nhận. Ngoài ra, bạn có thể dùng ‘best’ thay vì ‘thanks’ cho các email mang nội dung yêu cầu. Để tăng tính trang trọng, chúng ta có thể sử dụng ‘Best regards, All the best’… khi kết thúc email.
Tác giả Victoria Turk từng bật mí một ‘mẹo’ để nó trở thành người sử dụng email tinh tế trong cuốn “Digital Etiquette“của mình. Đó là bắt chước các cách đối phương trình bày quan điểm và sử dụng từ ngữ trong những email trước đó. Cách này không chỉ giúp chúng cho bạn tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn hạn chế được các hiểu lầm rằng ta đang “sửa lưng” họ.
5. Những điểm gây phản cảm khác cần tránh khi viết email
Chia sẻ thêm về các lưu ý khi soạn thảo email mà nhiều người trẻ mắc phải.
Viết in hoa và in đậm
Nhiều người cho rằng in hoa câu chữ còn có tác dụng nhấn mạnh. Nhưng lại ngược lại, cách làm này khiến cho người đọc cảm thấy bạn đang hét lên với họ. “Ngay cả câu ‘Chúc một ngày tốt lành’ khi được viết in hoa và in đậm cũng sẽ làm cho người nhận cảm thấy đang bị mỉa mai,” Bates và Kerr tiết lộ.
Dùng biểu tượng cảm xúc
Bạn cũng cần nhớ, email là một văn bản nghiêm túc, bất cứ ký hiệu, biểu tượng cảm xúc nào cũng khá dư thừa và không thích hợp. Nhiều người cho rằng biểu tượng cảm xúc giúp cho việc thể hiện thái độ một cách thân thiện.
Lạm dụng từ ngữ phóng đại mang tính chủ quan
Việc lạm dụng các từ như ‘thực sự’, ‘quá’, ‘rất’… trong được Bates và Kerr đánh giá là việc làm kém tinh tế và khéo léo cho người gửi. Chúng là những từ ngữ mang tính chủ quan, thể hiện nhận định một vài chiều và thiếu đi sức thuyết phục. Thậm chí, đôi khi chúng còn gây ra cảm giác bị áp đặt cho người đọc.
Vừa rồi là những chia sẻ của IELTS Learning về cuối thư nên viết gì? Hy vọng rằng với những chia sẻ của mình sẽ giúp cho bạn học tập tốt. Chúc bạn thành công.